Si on dispose de données sous la forme d'un tableau de valeurs pour un ensemble d'individus ou d'objets, à raison d'une ligne par individu et d'une colonne par variable ou caractéristique, on peut représenter ces données sous forme de diagrammes. Pour cela, on doit disposer de valeurs numériques, qui peuvent des variables quantitatives, ou être obtenues par comptages (effectifs, pourcentages) à partir de variables qualitatives (M/F pour le sexe, jeune/adulte/vieux pour l'âge, etc.). Dans le premier cas, quand on a peu d'individus, il suffit de dessiner un point par individu, mais quand on en a plus, on regroupe très souvent les lignes selon d'autres variables (sexe, âge, ...) et on calcule alors une valeur numérique par groupe qui peut être la moyenne, médiane, variance, écart-type, etc. des individus du groupe. Nous avons vu dans la leçon 4 comment utiliser les tableaux croisés dynamiques sous Excel et OpenOffice pour créer de tels tableaux de synthèse des données.
On peut créer sous Excel des effectifs en utilisant l'outil « histogramme ». On a accès à cet outil et à d'autres bien utiles en statistiques (analyse de variance à un ou deux facteurs, de corrélation, de covariance, test de l'égalité de moyennes pour échantillons indépendants ou appariés, d'égalité de variances, génération de nombres aléatoires suivant diverses loi de probabilités, etc.), en suivant le chemin Outils>Utilitaire d'analyse>Histogramme, chemin présent si on a choisi d'installer la macro complémentaire « utilitaire d'analyse ».