Suivi des écarts et revues d'avancement

Régulièrement, à des dates prédéfinies, il faut prévoir les revues d'avancement, notamment à des moments importants (dates butoirs, jalons, portails,...) :

Connaître l'état d'avancement du projet, c'est à dire disposer d'informations fiables sur chacune des tâche.

Actualiser les prévisions (tenir compte des retards éventuels et repérer les îlots d'incertitude et les risques).

Corriger le projet afin de respecter les objectifs en durée et en moyens (propositions de modifications de spécifications techniques).

Les revues d'avancement

- Prévoir : le contenu (objet), les participants, les critères d'évaluation (check-liste).

- Enregistrer :

Les informations techniques expliquant les écarts (anomalies, accidents, difficultés, ...).

Les évènements calendaires (dates).

Les ressources réellement affectées à chaque tâche.

L'état des dépenses comptables (engagements).

Situation de trésorerie (payements).

S'assurer que la réalisation est conforme aux prévisions (techniques, financières, calendaires).

S'il y a des écarts, déterminer les causes et les conséquences quantitatives de ces écarts.

Traçabilité (identification des causes)

Conséquences sur les coûts et les calendriers.

S'appuyer sur des informations fiables, (chaque intermédiaire doit collecter, mettre en forme et transmettre des informations), mais ne pas consacrer plus de 10 % du temps de gestion.

Interpréter les informations sur les écarts réalisés pour améliorer les prévisions et projeter les résultats à l'achèvement pour déterminer les écarts de calendrier, les écarts de coûts et d'éventuelles corrections sur les spécifications techniques du projet.

Le projet constitue un tout, mais c'est aussi une expérience de l'équipe projet qu'il convient de capitaliser.

Avant de clore le projet, dans ses aspects financiers, il faudra : clore les contrats avec les fournisseurs et sous-traitants, le cas échéant prévoir des provisions pour la fin de contrat (exemple payement d'une machine sur trois ans) ou pour la gestion des contentieux éventuels (désaccord sur une facture, produit défectueux, ...).

Au moment de la clôture :

1. Recenser l'ensemble des évènements ayant eu des conséquences économiques ou financières.

2. Comparer le budget initial et le budget final, au regard de la réalisation effective.

3. Calculer la rentabilité du projet terminé.