Mode opératoire habituel
Le chef de projet doit respecter ses engagements d'ensemble auprès du maître d'ouvrage, c'est à dire faire en sorte de respecter le calendrier et le budget fixés. Pour cela :
1. Il prend une marge sur le planning (si les calculs indiquent que le projet doit durer 30 jours, il annoncera 33 jours de manière à disposer d'un délais pour gérer les imprévus et les aléas).
2. Il cherche à obtenir que chaque responsable de tâche respecte les dates de son planning pour que les tâches suivantes puissent commencer à la date prévue.
3. Le suivi du projet se concentre sur le travail réalisé, sur le budget engagé, et sur le reste à réaliser ou à dépenser et rarement sur l'utilisation optimale des ressources.
4. Pour éviter les problèmes ultérieurs, chaque responsable de tâche se protège en gardant une marge de sécurité, en majorant la durée, et le coût de manière à couvrir les imprévus qui pourraient survenir lors du déroulement de sa tâche.
5. Pour réduire les incertitudes on complique le planning et on ajoute des contraintes qui rigidifient l'ensemble et accroissent les problèmes en cas d'imprévu
Les tâches terminent rarement en avance, ou moins cher que prévu. Quel que soit le temps dont on dispose, on attend le dernier moment pour s'y mettre...« Une tâche nécessite toujours tout le temps dont on dispose pour l'effectuer », cette loi a été énoncée en 1958 par le professeur C. Northcote Parkinson.
En effet, si une tâche dure en moyenne 8 jours, le responsable de la tâche annoncera 10 jours de manière à couvrir 80% des cas. Cette situation devrait aboutir à terminer avant la date annoncée dans 80% des cas, or c'est exceptionnel. Le responsable de la tâche utilisera le temps disponible pour avancer d'autres tâches ou d'autres projets.
De même, si le coût annoncé a été calculé de manière à couvrir certains impondérables, même si le projet se déroule au mieux, il restera peu de reliquats, « Une tâche nécessite toujours tout le budget dont on dispose pour l'effectuer », cette loi est énoncée ici.
