Maîtrise des coûts
La maîtrise des coûts suppose une grande discipline et commence dès :
1. La phase de faisabilité du projet.
Dans un premier temps, la technique utilisée est une estimation analogique, c'est-à-dire une estimation à partir de projets analogues (combien coûte la construction d'une maison de 150 m² habitables ? Entre 150 K€ et 300 K€, soit 1000 à 2000 € le m²).
2. Dans la phase d'avant-projet, le projet est détaillé, des choix techniques sont arrêtés ou proposés, la méthode paramétrique sera utilisée (maison de deux niveaux, avec sous sol, deux salles de bain, matériaux nobles, isolation renforcée, six pièces, trois salles de bain, deux WC... Le coût sera affiné avec un degré de précision plus grand (la maison coûtera entre 240 et 280 K€). A la fin de la phase d'avant-projet, les derniers choix techniques doivent être confirmés (types d'équipements de la salle de bain et de la cuisine, nature des revêtements...).
3. Avant de démarrer le projet, le chef de projet construira le budget initial détaillé, méthode analytique, en s'appuyant sur des devis ou sur des estimations argumentées et précises. Ce budget servira de référence pour évaluer ultérieurement les dérives éventuelles lors du suivi du projet. Il s'agit d'une estimation contractuelle qui lie le chef de projet et le donneur d'ordre.
4.Tout au long de la réalisation, le niveau des dépenses sera comparé au niveau prévu et quelques fois des actions correctives seront proposées (voir plus loin le suivi économique et financier).
Exemple : Sur les différentes phases
Un grand constructeur automobile envisage la création d'un nouveau modèle de voiture familiale à moteur bi-énergie : électricité et essence, consommant moins de trois litres pour cent kilomètres. Plusieurs options s'offrent à lui pour la mise au point du moteur, pour lequel il n'a pas encore d'expérience industrielle : fabriquer un moteur original, acheter un moteur existant et l'adapter, conclure un partenariat avec un autre constructeur et mettre au point un moteur commun.
1. Dans la phase de faisabilité, le projet est estimé entre 100 et 200 M€ (chiffres non contractuels). L'entreprise donne son accord sur la base de 150 M€.
2. Dans la phase d'avant-projet, les coûts évalués sont les suivants : châssis (20 M€), carrosserie (30 M€), intérieur (30 M€), accessoires et divers (20 M€) soit 100 M€, sans le moteur. Le moteur original coûtera 110 M€, l'achat d'un moteur (20 M€), un moteur en partenariat (60 M€). L'entreprise se trouve devant un portail, selon la direction choisie, le projet reviendra entre 120 M€ et 210 M€.
3. Après avoir choisi l'option moteur original, le chef de projet construit alors l'estimation détaillée qui constituera le budget de référence (ou budget initial, 212 M€).
4. En cours de réalisation du projet, le chef de projet, aidé par le contrôleur de gestion, assurera un contrôle des coûts (voir plus loin la méthode des encours). Il comparera les coûts réalisés aux coûts prévus. Il informera le maître d'oeuvre de la situation et en cas d'écarts, proposera des actions correctives. Il fera les calculs du coût des actions restantes et du coût total. Ainsi, si la réalisation du moteur original présente des incertitudes en terme de coût ou de fiabilité, on sera amené à augmenter le budget ou à modifier le projet en recourant à un moteur existant.
